Создание базы данных на основе внешнего файла

Для создания базы данных по ссылке следует вызвать команду Создать. В появившемся окне Параметры базы данных сначала требуется указать имя будущей базы, а также при необходимости комментарий и цвет фона ячеек, как описано в главе Создание базы данных.  

Далее следует задать файл-источник данных и режим обновления базы данных.

Для задания файла-источника необходимо предварительно установить флажок По ссылке (файл). После этого становится доступным поле Имя файла. Для выбора файла можно воспользоваться соответствующей кнопкой справа. Она открывает стандартное окно диалога выбора файла, где производится выбор нужного формата файла и его местоположение.

Для создания базы данных по ссылке можно выбрать файлы следующих форматов:

•Microsoft Access Files (*.accdb, *.mdb);

•Файлы формата dBase (*.dbf);

•Microsoft Excel Files (*.xls);

•FoxPro Files (*.dbf);

•Paradox Files (*.db);

•Text Files (*.txt, *.csv).

При создании базы данных на основе файла формата *.xls необходимо дополнительно указать ту часть информации из книги Excel, которая будет использоваться в качестве содержимого базы данных. Выбор осуществляется с помощью выпадающего списка параметра Имя таблицы. По умолчанию система предлагает выбрать один из листов документа Excel. В таком случае в качестве содержимого создаваемой базы данных будет использоваться полностью весь выбранный лист книги Excel. Заголовки столбцов будут созданы на основе первой строки выбранного листа.

Когда требуется использовать только частью содержимого листа, можно предварительно создать в документе Excel именованную область данных (выделить в Excel необходимые ячейки и выполнить Вставка\Имя\Присвоить). В этом случае при создании базы данных по ссылке это имя также появится в списке параметра Имя таблицы. Первая строка выделенной информации также будет трактоваться системой как строка с заголовками столбцов таблицы базы данных.

При создании базы данных на основе файла форматов *.accdb и *.mdb необходимо, помимо имени файла, указать имя таблицы из этого файла. Содержимое выбранной таблицы будет перенесено в создаваемую базу данных. Список всех таблиц в выбранном файле автоматически помещается в выпадающий список параметра Имя таблицы.

Параметр Имя таблицы также можно задать текстовой переменной. Для этого необходимо ввести имя переменной в фигурных скобках (например: {$name}).

При создании базы данных на основе файла формата *.dbf и *.db указывается только имя файла (параметр Имя таблицы недоступен). Дополнительно доступен флажок Кодировка DOS. Когда флажок отключен (состояние по умолчанию), система предполагает, что формат внешнего файла Dbase-Windows. При установленном флажке внешний файл открывается как файл формата Dbase-DOS. Это позволяет правильно открывать базы данных, содержащие русские названия колонок и содержимое текстовых ячеек.

При создании базы данных по ссылке на основе файла текстового формата этот файл должен иметь следующую структуру:

•первая строка содержит имена полей, разделённые символом. Символ разделителя определяется в параметрах базы данных;

•последующие строки содержат записи базы данных. Содержимое полей в каждой записи также разделяется этим символом.

 

В случае, когда на компьютере установлена система T-FLEX DOCs, доступен ещё один вариант создания базы данных по ссылке – база данных по ссылке на справочник T-FLEX DOCs. Подробнее об этом можно прочитать в руководстве пользователя по T-FLEX DOCs.

Режим обновления создаваемой базы выбирается из выпадающего списка параметра Режим обновления:

•Автоматически. Обновление данных производится при открытии файла модели.

•При полном пересчёте. Обновление данных производится при выполнении полного пересчёта модели с обновлением ссылок.

•Вручную. Обновление данных производится только вручную специальной опцией Обновить во вкладке ленты База данных.

Завершается создание базы данных по ссылке нажатием OК. Диалог Параметры базы данных закрывается, и на экране появляется таблица новой базы данных. Её можно просматривать, но редактирование содержимого запрещено. Доступ к данным из базы по ссылке осуществляется аналогично доступу к внутренним базам, то есть используя имя базы данных по ссылке подобно имени внутренней базы данных. При этом синтаксис функций остается прежним.